Umowa powierzenia danych

Administratorem jest klient biznesowy działający przez uwierzytelnione konto Repli. Osoba akceptująca potwierdza upoważnienie do działania w imieniu firmy. Procesorem jest FARMERMARKET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Aleje Jerozolimskie 109/70, 02-011 Warszawa, KRS 0001238272, NIP 7011311204; kontakt: contact@getrepli.app.

Załącznik dotyczy danych osobowych w opiniach, odpowiedziach, szkicach i notatkach z kontekstem obsługiwanych na zlecenie klienta. Nie określa własnych celów usługodawcy dotyczących kont, rozliczeń i bezpieczeństwa opisanych w polityce prywatności. Nie obejmuje korzystania przez Repli z opinii do własnego publicznego demo lub treningu modeli. Jeżeli klient sam działa jako procesor, rozpoczęcie obsługi wymaga potwierdzenia jego upoważnienia od administratora i właściwych warunków dalszego powierzenia.

Przetwarzanie służy wyłącznie wykonaniu zamówionej usługi: importowi, organizacji i ocenie opinii, przygotowaniu oraz przechowywaniu szkiców odpowiedzi, obsłudze poleceń klienta i bezpiecznemu zakończeniu przetwarzania. Szczegóły i okres opisuje załącznik A. Akceptacja umowy, konfiguracja dozwolonych funkcji i autoryzowane żądania klienta stanowią udokumentowane instrukcje. Nie upoważniają do dowolnych nowych celów, treningu modeli ani samodzielnej publikacji odpowiedzi.

Repli przetwarza dane tylko zgodnie z tymi instrukcjami, również przy transferach, chyba że obowiązek wynika z prawa UE lub państwa członkowskiego. W takim przypadku uprzedza klienta o obowiązku, o ile prawo tego nie zabrania. Niezwłocznie informuje klienta, jeżeli jego zdaniem instrukcja narusza przepisy o ochronie danych; wstrzymuje sporną operację do wyjaśnienia. Klient odpowiada za zgodność własnych celów, podstaw i obowiązku informacyjnego. Nie zwalnia to Repli z jego obowiązków.

Dostęp otrzymują wyłącznie osoby, które go potrzebują do obsługi usługi i są zobowiązane do poufności albo objęte odpowiednim obowiązkiem ustawowym. Repli stosuje środki adekwatne do ryzyka na podstawie art. 32 RODO, opisane w załączniku B, oraz regularnie ocenia ich skuteczność. Nie obniża istotnie ochrony przy zmianie środków.

Klient udziela ogólnej pisemnej zgody na dalsze powierzenie wyłącznie podmiotom i w zakresie wskazanym w załączniku C. Repli informuje o planowanym dodaniu lub zastąpieniu podwykonawcy e-mailem z odpowiednim wyprzedzeniem, wskazując datę planowanej zmiany. Klient może przed tą datą zgłosić uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Strony szukają rozwiązania; do jego uzgodnienia Repli nie przekazuje danych klienta nowemu podwykonawcy. Jeżeli nie ma rozwiązania, klient może zakończyć dotkniętą część usługi, a należności i ewentualny zwrot rozlicza się według umowy głównej i obowiązujących przepisów.

Repli nakłada na dalszy podmiot odpowiednie obowiązki ochrony danych i pozostaje odpowiedzialne wobec klienta za ich wykonanie. Przekazanie poza EOG wymaga spełnienia rozdziału V RODO; odbiorca, kraj i właściwy mechanizm są wskazane w załączniku C. Sama zgoda na podwykonawcę nie zastępuje podstawy transferu. Na żądanie klient otrzymuje informacje o zabezpieczeniach i ich kopię, z ochroną cudzych informacji poufnych.

Repli pomaga klientowi, odpowiednio do charakteru przetwarzania i dostępnych informacji, realizować prawa osób oraz obowiązki z art. 32–36 RODO, w tym oceny skutków i konsultacje z organem. Otrzymane żądanie dotyczące danych powierzonych niezwłocznie przekazuje klientowi i nie rozstrzyga go samodzielnie, chyba że otrzyma właściwą instrukcję albo wymaga tego prawo.

O stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych informuje klienta bez zbędnej zwłoki. Przekazuje dostępne informacje o charakterze, zakresie, skutkach i środkach zaradczych oraz uzupełnia je w miarę ustaleń; nie czeka na zakończenie całego dochodzenia. Współpracuje przy ograniczaniu skutków i wymaganych zawiadomieniach. Kontakt roboczy: contact@getrepli.app oraz adres klienta wskazany w umowie.

Po zakończeniu obsługi, według wyboru klienta, Repli zwraca lub usuwa powierzone dane i usuwa istniejące kopie, chyba że prawo UE lub państwa członkowskiego wymaga dalszego przechowywania. Klient może zażądać zwrotu danych przez kontakt przed zleceniem nieodwracalnego usunięcia. Dokładny zakres, sposób i terminy operacyjne określa załącznik A. Usunięcie w Repli nie usuwa oryginalnych opinii ani Profilu Firmy w Google.

Dane pozostające przejściowo w kopiach są chronione i wyłączone z bieżącego użycia do wygaśnięcia kopii; po odtworzeniu wykonuje się ponowne usunięcie przed uruchomieniem obsługi. Konieczny minimalny rejestr usunięć podlega ograniczeniu celu, dostępu i retencji. Dane przetwarzane przez usługodawcę jako administrator dla własnych obowiązków prawnych ocenia się osobno; nie stanowi to uprawnienia do zachowania całej treści opinii i szkiców.

Repli udostępnia informacje niezbędne do wykazania wykonania art. 28 RODO i umożliwia audyty, w tym inspekcje klienta lub upoważnionego audytora, oraz współpracuje przy nich. Strony uzgadniają proporcjonalny zakres, poufność i bezpieczeństwo; dokumentacja może być pierwszym krokiem, lecz nie wyłącza potrzebnej inspekcji ani uprawnień organu. Pilne okoliczności nie mogą być blokowane zwykłym terminem organizacyjnym.

W zakresie przetwarzania powierzonych danych ten załącznik ma pierwszeństwo przed sprzecznymi postanowieniami regulaminu. Nie wyłącza obowiązkowych praw stron ani osób, których dane dotyczą. Jest przyjmowany elektronicznie wraz z umową główną; potwierdzenie identyfikuje strony i zaakceptowaną wersję.

Osoby: autorzy opinii i inne osoby, których dane niezbędne dla obsługi legalnie występują w treści. Dane: tekst, ocena, daty, publiczna nazwa autora i identyfikatory źródła, wcześniejsze odpowiedzi; szkice, zatwierdzenia, styl i niezbędny kontekst. Operacje: pobranie, zapis, organizacja, ocena, tworzenie szkiców, udostępnienie uprawnionemu klientowi, zwrot i usunięcie. Okres: świadczenie usługi i niezbędne zakończenie przetwarzania, z wcześniejszym usuwaniem cache źródłowego zgodnie z zasadami Google.

Zwrot danych przed nieodwracalnym usunięciem można zlecić przez Kontakt; dane przekazujemy po weryfikacji uprawnienia w czytelnym formacie elektronicznym i uzgodnionym bezpiecznym kanałem. Usuwanie aplikacyjne rozpoczyna się od razu, z celem 24 godzin i ponowieniami po awarii. Własne regularne backupy nie zostały uruchomione; kopie dostawców podlegają ich udokumentowanym warunkom. Nie deklarujemy wspólnego bezwarunkowego okresu 30 dni dla wszystkich kopii. Minimalny rejestr usunięcia służy wyłącznie ponowieniom i ochronie odtworzeń; cel 90 dni może wymagać niezbędnego przedłużenia dla niezakończonych operacji.

Dane szczególnych kategorii i dane o wyrokach nie są zamierzonym zakresem usługi. Nie umieszczaj ich w notatkach. Jeśli pojawią się w opinii, ogranicz treść do minimum i nie zlecaj AI przetwarzania takiego fragmentu bez ustalonej z administratorem właściwej podstawy i zabezpieczeń; skontaktuj się z nami w sprawie ograniczenia lub usunięcia. Sam publiczny charakter opinii nie rozstrzyga legalności wszystkich danych w niej zawartych.

Uwierzytelnianie kont i ponowne potwierdzenie tożsamości przy usunięciu; autoryzacja zasobów według właściciela, izolacja danych klientów i ograniczenie uprawnień; szyfrowanie połączeń i tokenów Google; ograniczenie dostępu personelu i poufność; limity i kontrola żądań; aktualizacje i procedura obsługi incydentów. AI używa ograniczenia tras ZDR, z wyjątkami wynikającymi z właściwych polityk dostawców; nie stanowi to gwarancji przetwarzania tylko w UE.

Trwały rejestr usunięć jest oddzielony od bazy aplikacyjnej, aby powtórzyć usuwanie przed udostępnieniem odtworzonych danych. Nie deklarujemy wdrożonych własnych regularnych backupów ani certyfikatów bezpieczeństwa. Środki oceniamy stosownie do ryzyka i udostępniamy informacje potrzebne do ich weryfikacji zgodnie z postanowieniami o audycie.

Klient upoważnia do korzystania z: OVHcloud — hosting serwera w Warszawie; Supabase — baza i uwierzytelnianie, główna baza w Irlandii (eu-west-1); Vercel Inc. — AI Gateway i jego dalsi dostawcy modeli, w tym TypeSafe AI oraz OpenAI, w zakresie oceny opinii i szkiców. Zakres AI obejmuje potrzebny tekst, ocenę, kontekst, styl i wcześniejsze odpowiedzi, bez haseł i tokenów Google. W szczególności trasa TypeSafe AI/Jev obejmuje USA.

Warunki i wykazy dalszych podmiotów: OVHcloud — ovhcloud.com/pl/personal-data-protection/; Supabase — supabase.com/legal/customer-resources/data-processing-addendum oraz powiązany wykaz; Vercel — vercel.com/legal/dpa i wykaz na security.vercel.com. Właściwe podmioty kontraktowe i dalsze podmioty są identyfikowane w tych warunkach. Transfer poza EOG podlega właściwej decyzji o adekwatności albo standardowym klauzulom umownym i wymaganym zabezpieczeniom uzupełniającym; szczegóły i kopie udostępniamy przez Kontakt. Zmiana wykazu nie wyłącza obowiązku uprzedniego zawiadomienia i możliwości sprzeciwu z tej umowy.

Google dostarcza źródło opinii i obsługuje odrębnie autoryzowane funkcje konta klienta. Dostawcy rozliczeń, poczty, zgód i analityki otrzymują dane w zakresie wskazanym w polityce prywatności; nie stanowi to ogólnego upoważnienia do przesyłania im treści opinii dla dowolnych celów.